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会议纪要发送邮件格式 | 如何正确地书写会议纪要邮件

AokSend023年前 (2023-03-27)邮件群发569

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在现代商业社会，会议已成为不可或缺的一部分。从会议中收集的信息和决策需要被准确记录并传达给在会议中没有参加的人员，所以撰写会议纪要是必不可少的。因此，在本文中，我们将分享有关会议纪要邮件的正确格式和书写方法。

一、主题行

在邮件的主题行中，请使用明确的语言并简述会议内容。例如，“公司 A 月度销售会议纪要 – 2021 年 5 月” 或 “员工福利计划会议 – 2021 年 6 月 15 日”。这有助于在邮件存档时更好地进行识别和分类。此外，主题行也能够帮助收件人更好地了解会议内容以便他们可以选择要不要详细阅读纪要。

二、邮件正文

在邮件正文中，应该包括以下信息：

1.会议的目的和日期：首先，在邮件开头简要概述会议的目的和日期以确保收件人了解完整的背景信息。

2.参会人员：列出出席会议的所有人员姓名以及缩写，例如“刘明（CEO）”或“李小花（销售主管）”。这些缩写有助于加快读者的阅读速度，并能够帮助他们更好地理解公司的内部结构。

3.讨论重点：有关主要讨论话题的详细信息应该在会议纪要邮件中得以体现。这将有助于收件人更好地理解讨论的主要焦点，并将他们带入讨论的细节中。讨论重点应该包括挑战、讨论的解决方案以及优先级的排序。

4.决策：会议决策是会议纪要的一部分。在邮件中，我们要明确指出关于每个讨论重点所做出的确定的决策，并明确谁将负责执行这些决策。

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5.下一步行动: 执行决策通常需要时间和资源，不能让决策被搁置。应在邮件中，重点标示出下一步行动计划和策略，并明确任务的责任人和完成期限。